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CONFEDERATION NATIONALE DES PRODUCTEURS AGRICOLES DU CONGO

« L'agriculture familiale peut nourrir le Congo, si elle est soutenue »

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Titre :AUDIT FINANCIER
Inserée le :03/03/2014
TERMES DE REFERENCE  DE LA MISSION D’AUDIT FINANCIER
DE LA CONAPAC POUR L’EXERCICE 2013

1. PARTIE INTRODUCTIVE : BREVE PRESENTATION DE LA CONAPAC

1.1. Genèse de la CONAPAC
Depuis des années les paysans congolais tentent de s’organiser pour vouloir résoudre ensemble les problèmes et les défis communs qui handicapent le développement de leur métier d’agriculteurs. Pour ce faire, seuls ou avec l’appui des ONG, ils se sont organisés à travers des associations villageoises, des coopératives, des unions et des fédérations au niveau local, territorial ou provincial, dans certaines provinces.
En vue de mieux s’organiser, jusqu’au niveau national, pour un dialogue permanent et productif avec les autorités politico-administratives, les autres intervenants dans le secteur agricole et les bailleurs des fonds, et pour renforcer leurs capacités productives, des leaders des quelques  fédérations provinciales agricoles, ont mis en place, en date du 22 Octobre 2011, une structure faitière de niveau national dénommée, « Confédération Nationale des Producteurs Agricoles du Congo»,  en sigle CONAPAC.
Celle-ci est une association sans but lucratif,  apolitique et non confessionnelle, créée conformément à la Loi n° 004/2001 du 21 juillet 2001 régissant les associations sans but lucratif et les établissements d’utilité publique en République Démocratique du Congo, et qui rassemble  en son sein les Fédérations provinciales des producteurs agricoles et les Fédérations agricoles spécialisées soit par filière, soit par fonction des producteurs, soit par catégorie des producteurs agricoles.
Les Fédérations provinciales membres élisent leurs leaders qui les représentent au sein de la confédération, à travers ses différents organes statutaires, dont l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration et la Commission de Surveillance. Les délégués des fédérations provinciales rassemblés en Assemblée Générale définissent la politique générale de la CONAPAC,  approuvent les différents rapports,  élisent les membres de différents organes statutaires,  créent et définissent les tâches des commissions spécialisées techniques ou permanentes
1.2. Le siège et le rayon d’action de la CONAPAC.
Le siège de la CONAPAC est établi à Kinshasa, Capitale de la République Démocratique du Congo. Actuellement son bureau se trouve au N° 28 de l’Avenue Essandja, Quartier Bon Marché, dans la Commune de Barumbu. Il peut être transféré en tout autre lieu du territoire national par décision de l’Assemblée Générale Confédérale. Elle exerce ses activités sur l’ensemble du territoire national.
1.3. La vision, la mission et les objectifs de la CONAPAC
La CONAPAC a  comme vision de contribuer à l’avènement d’un « monde paysan solidaire, professionnel et prospère». Sa mission est de représenter et défendre tant au niveau national qu’international les intérêts des producteurs agricoles congolais pour leur permettre de participer activement à la vie de la société et de s’y épanouir. 
En fonction de sa vision et de sa mission, la CONAPAC s’assigne comme objectifs principaux :
•    Défendre et promouvoir les intérêts des producteurs agricoles;
•    Promouvoir le commerce des produits agricoles ;
•    Informer les producteurs agricoles par tous les moyens pour leur permettre de mieux valoriser leur métier
•    Accompagner la structuration du monde paysan suivant les intérêts spécifiques de chaque catégorie de producteurs agricoles
•    Promouvoir et veiller à la bonne gouvernance au sein des organisations membres.
1.4. Les stratégies d’action de la CONAPAC
En vue de la concrétisation de ses objectifs, la CONAPAC compte utiliser les stratégies suivantes
•    Plaidoyer en faveur d’une agriculture familiale durable, autour des thèmes clés et des problèmes concrets vécus par les producteurs agricoles.
•    Informations et communications systématiques.
•    Mise en relation des structures paysannes entre elles et avec des partenaires techniques, commerciaux et financiers
•    Renforcement des capacités des leaders des Organisations Paysannes membres
•       Participation  aux différentes rencontres nationales et internationales (PNIA, EAFF, Union Européenne…)
1.5.  Lesaxes d’action prioritaires  de la CONAPAC en 2013
•    L’adoption et  la vulgarisation des mesures d’application de la Loi Agricole (Loi n° 11/022 du 24 décembre 2011 portant principes fondamentaux relatifs à l’agriculture)
•    La contribution aux travaux  de la Commission Nationale de la Réforme Foncière, en sigle CONAREF (Décret N° 13/06 du 31 Mai 2013 portant création, organisation et fonctionnement de la CONAREF)
•    L’appui aux activités de plaidoyer pour la promotion et la défense des intérêts des petits  producteurs agricoles
•    Une bonne circulation de l’information entre la CONAPAC, ses membres et ses partenaires
•    Le renforcement de la structuration et du fonctionnement des Fédérations provinciales
•    Le renforcement des compétences des leaders paysans en plaidoyer et en structuration du mouvement paysan
•        L’intérêt croissant du pouvoir public par rapport à l’agriculture et aux paysans (budget, implication des OPA dans les programmes, prise en compte des avis des paysans dans les décisions,…) 
1.6. Les membres de la CONAPAC.
Les membres de la CONAPAC sont les Fédérations provinciales des producteurs agricoles et les Fédérations agricoles spécialisées (par  filière, par fonction des producteurs ou par catégorie des producteurs agricoles). Actuellement, la CONAPAC a pour membres les fédérations suivantes :
•    La Fédération des OPA de Kinshasa (FEPPAKIN)
•    Les Forces paysannes du Kongo Central (FOPAKO), au Bas Congo 
•    La Faitière des OPA de Bandundu  (FOPABAND), au Bandundu
•    La Fédération des OP du Kasaï Occidental (FFEDOP)
•    La Fédération des OPA du Kasaï Oriental (FOPAKOR), au Kasaï Oriental
•    La Convention des paysans pour le développement de l’Equateur (COPADE), à l’Equateur
•    L’Union des producteurs  agricoles de Kisangani (UPDKIS), en Province Orientale
•    Umoja wa Wamama wa Kulima (UWAKI), au Maniema
•    La Fédération des OPA du Congo du Nord Kivu (FOPAC Nord Kivu)
•    La Fédération des OPA du Congo du Sud Kivu (FOPAC Sud Kivu)
•    La Fédération des OPA du Katanga, représentée par la CAT/Kalemie

2. BUDGET GLOBAL DE LA CONAPAC POUR 2013
En 2013, pour la réalisation de ses activités et de son fonctionnement, la CONAPAC avait prévu le budget ci-dessous (en dollars US):

3. LES OBJECTIFS DE L’AUDIT DE L’EXERCICE 2013

Afin de rassurer les différentes parties prenantes de la CONAPAC sur la façon dont les fonds ont été gérés au cours de l’année 2013, la CONAPAC sollicite l’expertise d’un cabinet d’audit agréé, qui examinera ses états financiers  et les certifier en toute indépendance conformément à la déontologie des auditeurs financiers.
Ainsi donc, à l’issu de cet audit externe, la CONAPAC s’attend à une expression de l’opinion indépendante sur sa situation financière par rapport aux fonds reçus et dépensés pour l’exercice comptable clos le 31/12/2013. Plus spécifiquement, cet audit a  pour objectifs de :
•    S’exprimer sur la qualité de la gestion financière, la cohérence entre les procédures de prise de décision et la pratique quotidienne, la fidélité des rapports financiers présentés aux différents partenaires.
•    Elaborer des recommandations concrètes et pratiques destinées à renforcer les capacités de l'organisation en matière de gestion comptable et financière.
•    Fournir un rapport contenant les conclusions majeures sur lesquelles l’opinion de l’audit est basée.
4. LA METHODOLOGIE POUR LE DEROULEMENT DE L’AUDIT
L’audit devrait se passer selon les étapes suivantes :
•    Tenir une séance d’information détaillée avec l’équipe technique de la CONAPAC sur la conduite de l’audit et les résultats attendus
•    Lister et récolter toute la documentation en rapport avec l’audit
•    Mener le travail d’audit en s’entretenant avec le personnel, en examinant les procédures et les systèmes actuellement utilisés, en exécutant des sondages sur les transactions, en examinant les documents justificatifs ;
•    Présenter les premières conclusions du rapport et débattre les recommandations avec le staff de la CONAPAC
•    Intégrer les avis du staff dans le rapport d’audit
•    Présenter le rapport d’audit au bureau du CA de la CONAPAC
•    Intégrer les avis des membres du bureau du CA de la CONAPAC
•    Envoyer le projet de rapport d’audit  à la CONAPAC
•    Intégrer les commentaires de la CONAPAC
•    Produire le rapport d’audit définitif, et la certification de la comptabilité de la CONAPAC
5. LE CONTENU DU RAPPORT D’AUDIT
Sans être exhaustif, le rapport d’audit devrait contenir les principaux éléments suivants :
•    Une partie introductive portant sur la nature et l’étendue de l’audit, le déroulement de l’audit, ainsi que sur l’accessibilité à l’information requise pour mener l’audit,
•    Les observations sur les dépenses réalisées, la régularité des pièces comptables à l’appui et la relation avec le budget approuvé
•    Les recommandations sur les aspects trouvés comme étant faibles ou non-conformes aux principes comptables généralement admis,
•    La conclusion et la déclaration finale de l’auditeur.
L’auditeur doit produire un rapport d’audit en quatre exemplaires sur support papier à entête et une version électronique
6. LA PERIODE COUVERTE PAR L’AUDIT
L’audit externe prendra en compte la période du 1er janvier au 31 décembre 2013
7. LA DUREE DE L’AUDIT
L’audit externe se déroulera au cours de la 2ème quinzaine du mois de février 2014. Le rapport final de l’audit devra être  présenté au plus tard le 7 mars 2014.
8. LA COMPOSITION DE L’EQUIPE D’AUDIT
L’auditeur, le cabinet d’audit et le personnel d’audit doivent être libres de tout lien d’intérêt avec la CONAPAC, ses dirigeants, ses membres et son personnel. L’auditeur ou le cabinet d’audit affecte à la mission des experts disposant obligatoirement des qualifications professionnelles requises en matière de normes internationales d’audit. Leurs CV et leurs expériences feront partie de l’offre
9. LA CONCLUSION ET LA DECLARATION DE L’AUDITEUR
La conclusion et la déclaration finales de l’auditeur devront être clairement formulées, de manière compréhensible afin d’aboutir à une interprétation unique pour toutes les parties prenantes. Dans la préparation de la conclusion et de la déclaration, l’auditeur prendra en compte toute information vérifiable trouvée et/ou exprimée lors de l’étude par le personnel et les membres  de la CONAPAC. La déclaration englobera l’opinion de l’auditeur sur les modalités de gestion au sein de la CONAPAC.
10. LA  RESILIATION DU CONTRAT D’AUDIT
L’engagement des auditeurs peut être résilié dans les cas suivants avec effet immédiat:
•    Par la démission des auditeurs.
•    Par la dissolution de la maison d'audit.
•    Par l'annulation du contrat si l’on constate avec des évidences :
•    Que l'équipe d'audit a posé des actes  de négligence dans l’exercice de l’audit ou que l'audit n'est pas exécuté selon les normes d'audit et les exigences du contrat
•    Que l’auditeur principal ou l’un de ses mandatés a failli en traitant avec des bénéficiaires non officiels ou dans la gestion de confidentialité des informations lui communiquées en rapport avec le programme de la CONAPAC
•    L’incapacité d'exécuter l'audit externe avec professionnalisme dans les délais.
11. LES EXIGENCES POUR LE CHOIX DU CABINET D’AUDIT
Le cabinet d’audit ainsi que ses partenaires doivent être membres de la Fédération internationale des comptables certifiés détenant une autorisation d’exercer en R.D.Congo valide. Ils peuvent utiliser une équipe d’auditeurs qualifiés et expérimentés pour exécuter l’audit en accord avec les standards internationaux d’audit. Il est souhaité que l’équipe des auditeurs employés soient expérimentés en audit des comptes des entités de taille et complexité comparable à la CONAPAC. Pour la sélection du cabinet, on tiendra compte des critères suivants :
•    Un Cabinet d’audit reconnu par le Gouvernement Congolais et ayant l’autorisation d’exercer comme tel entant que cabinet d’audit
•    Des Auditeurs (au moins celui avec mandat de faire la revue des rapports et d’adresser les lettres de gestion) certifiés par l’Institut International des Auditeurs(IIA) ou par la Fédération internationale des comptables agréés(FICA) ou par une autre maison internationale reconnue pour la certification.
•    Un Cabinet d’audit qui a déjà audité plus d’une organisation de même taille budgétaire que la CONAPAC  ou plus
•    Un Cabinet d’audit qui a offert des prix abordables par rapport à la prévision budgétaire pour cette fin.
•    Un Cabinet d’audit qui est disposé à mener cet audit dans le temps des termes de référence c’est-à-dire  le terminer endéans 15 jours au maximum, à compter du moment de la signature du contrat.
12. DEPOT DES OFFRES PAR LES CABINETS
Suite à la publication de ces TDR, les offres doivent être déposées à l’intérieur d’une grande enveloppe contenant deux enveloppes : une pour la proposition technique (un original et deux copies) et une pour la proposition financière (un original et deux copies). Les offres doivent être envoyées à la CONAPAC (Avenue  Essandja N° 28, Bon Marché, Commune de Barumbu, Kinshasa, et porter la mention « Offre pour l’audit comptable et financier de la CONAPAC pour l’exercice 2013 », au plus tard le 2 Mai 2014 à 16 heures.
13. COUT ET MODALITES DE PAIEMENT DE L’AUDIT
Le coût total de l’audit sera précisé par l’offre financière la mieux parlante. Sur la base d’un contrat + budget, stipulant la durée, la méthodologie, le contenu et les frais du travail demandé, l’auditeur sera payé en deux tranches, dont 50% à la signature du contrat et 50% à l’acceptation du rapport final de l’audit.